Centralna pisarnica Srbije – kako izgleda i kome koristi

Da bi oko 300 državnih, pokrajinskih i lokalnih organa uprave svakodnevno evidentiralo predmete, razmenjivalo informacije i dokumenta u elektronskom obliku prilikom vođenja postupaka, neophodna je centralna pisarnica.

Dugo je pripremana, počev od zakonodavnog okvira, do razvoja odgovarajućeg softverskog rešenja. Mnogi bi pomislili – soba puna dokumenata, ali u stvari – moderna kompjuterska aplikacija.

"Pisarnica je, zapravo, kičma državne administracije. Ona je neophodna kako bi se svaki predmet i dokumentacija u postupcima koje građani i privreda vode pred državom vodili kroz jedan jedinstveni sistem. Taj sistem sada zovemo Pisarnica, odnosno sistem za upravljanje dokumentima", navodi Svetlana Jovanović, viši savetnik u kabinetu predsednika Vlade.

A dokumentima lakše nego ranije upravljaju i u Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave, koje je i glavni koordinator reforme javne uprave u Srbiji, 14. marta ove godine, pre svih drugih, svoj softver, povezali su sa centralnom pisarnicom.

"Pisarnica funkcioniše na taj način da se omogućava da zaposleni jednostavno rade, brže, ekonomičnije, bez papira, da dva do tri minuta kada pisar zavede predmet u pisarnici, dobije predmet u rad. Da se vrši razmena podataka sa drugim državnim organima, kao i da se vrši razmena podataka unutar ministarstva", ističe Stanija Višekruna, v. d. sekretara u ovom ministarstvu.

Pred državnim činovnicima je izazov – svi predmeti vodiće se ubuduće u elektronskom obliku. Ključno je i to što Srbija sada ima Centralnu delovodnu knjigu.

Svaki podnesak ima jedinstven devetocifreni broj, bilo da smo se obratili lokalnoj samoupravi ili nekom ministarstvu, što je vrlo važno za građane, tvrde u Vladi.

Svetlana Jovanović ukazuje na to da će se predmeti brže rešavati, kao i da neće moći da se desi da se neki papir izgubi.

"Dakle, sasvim sigurno će doći na pravo mesto, sasvim sigurno će stići do obrađivača u roku od nekoliko sekundi, u odnosu na trenutak kada je građanin taj zahtev predao pisarnici, za nekoliko sekundi će se to naći kod obrađivača, lica koje treba da radi na njegovom predmetu, znači sigurno će građani videti benefit u tome što će brže se rešavati njihovi zahtevi, odnosno brže će ostvarivati svoja prava", navela je Jovanovićeva.

Pisarnicu zasad koristi 50 državnih organa

Pisarnicu za sada koristi oko 50 državnih organa, do kraja godine, očekuje se da svi pređu na nov način rada koji štedi i novac i vreme.

"Ranije nismo mogli da dobijemo izveštaj odmah o tome koliko je ušlo predmeta, koliko je obrađeno, već smo samo mogli na naš izričit zahtev prema određenoj drugoj instituciji, sada to možemo da radimo samostalno, i pratimo svoje predmete“, rekla je Stanija Višekruna.

Dodaje i da se u aplikaciji vidi i istorija predmeta, kontrola predmeta kao i učešće više organizacionih jedinica ili zaposlenih u obradi predmeta.

U kabinetu premijerke navode da je cilj komunikacija bez papira, ali i ušteda papira, tonera i vremena.

"Sada kada šaljete jedan dopis, kada se jedno ministarstvo obrati drugom ministarstvu, iako se nalaze na nekoliko stotina metara, dešava se da taj dopis putuje čak i nekoliko dana. Mi kroz ovakav centralni jedinstveni sistem zapravo jednim klikom pošaljemo dopis u elektronskom obliku drugom organu. Dakle, zaista štedimo vreme, ubrzavamo procese", ističe Svetlana Jovanović.

Elektronska pisarnica, jedan je od najznačajnijih segmenata reforme javne uprave. Važno je da se državna administracija osposobi da elektronski kreira, razmenjuje i donosi akte u elektronskom obliku.