Kako da uz pomoć sistemskog alata efikasno organizujete posao, dom, život

5S nosi naziv prema svojim koracima koje je potrebno poštovati prilikom implementacije.

Sortiraj (odvoj potrebno od nepotrebnog), složi (odredi mesto za sve i neka sve bude na svom mestu), sjaj (očisti da se sija od poda do plafona kako bi uočio bilo kakvu anomaliju), standardizuj (sve što se dobro pokazalo standardizuj uvođenjem 5S standarda) i stabilizuj (stvori dobru organizacionu kulturu koja će 5S primenjivati kontinuirano i koja će podsticati da se razvijaju dobre navike u organizaciji).

Odnosno: sort, set in order, shine, standardize, sustain. Ovaj Lin alat je primenljiv svuda. Može se primeniti kako u proizvodnim organizacijama, tako i u uslužnim, u kući, kolima...

„Da bi smo sagradili kuću neophodno je da napravimo temelj. Kao što je temelj osnova svake kuće, tako je i 5S alat osnova Lina i modernog organizovanja", kaže Marija Savković iz Tekor Lin i Kaizen Konsaltinga (Tecor Lean & Kaizen Consulting). 

Kako je moguće 5S primeniti svuda?

Šta god da radimo, biće nam lakše ukoliko oko nas nema nepotrebnih stvari, tj. stvari koje ne koristimo, jer tako lakše pronađemo i uzmemo ono što nam je potrebno.

U tome nam pomaže prvi od pet koraka. Na primer, iz naše kuhinje izbacimo sve što nismo koristili u poslednjih šest meseci.

Kada smo uklonili nepotrebno, ukoliko sve što nam je ostalo rasporedimo na mesta gde nam je najdostupnije, vreme za uzimanje nekog predmeta će nam biti dosta kraće jer više nećemo tražiti taj predmet.

U tome nam pomaže drugi korak. Na primer escajg možemo žmureći da uzmemo jer uvek stoji na istom mestu i razvrstan.

U trećem koraku se bavimo čišćenjem, sistematičnim i redovnim održavanjem našeg mesta. Pravila za to su definisana u koraku tri, pa nam se ne može dogoditi požar jer je šporet umazan masnoćom od ranijih priprema jela.

Četvrti korak nam pomaže da napravimo takve standarde da čak i kada neko drugi koristi našu kuhinju uvek može da lako pronađe ono što traži i da vrati na mesto gde se ta stvar nalazi. Na primer, ako želi da skuva kafu, neće morati da otvori sve tegle u kuhinji jer je teglica sa kafom jasno obeležena.

Peti korak nam pomaže da ovaj naš sistem unapređujemo, da ga iz dana u dan činimo boljim, a da disciplinovano postupamo uvek. „Srediću kad sve završim“ je fraza koja nas dovodi do nereda.

Konkretna korist primene 5S koncepta

Jednsa od prednosti je bezbednost radnika koja nam je uvek na prvom mestu. 5S omogućava da imamo jedan uredan sistem u kom smo otklonili sve mogućunosti ugrožavanja naših radnika.

Takođe, koristi nam i povećanje produktivnosti i motivisanosti radnika. Bilo da se radi o kancelarijskom prostoru ili proizvodnji, 5S pomaže da se otklone svi šumovi koji nam ometaju pažnju (radni sto koji je prepun nepotrebnih papira ili proizvodna hala koja sadrži nepotreban alat i/ili mašine koje se ne koriste, viškove i ostatke materijala kao i nepotrebne instrukcije koje više ne važe).

Otklanjanjem šumova dobijamo jedno okruženje u kom su naši radnici produktivniji, zadovoljniji i motivisaniji da rade.

Povećanje efektivnosti. Svaka organizacija koja je implementirala 5S uvidela je da je ostvarila veću efektivnost jer je na bolji način organizovala rad radnika i sam tim ostvarila je i bolju iskorišćenost radnika. S druge strane, iskorišćenost radnika se ne odnosi na preopterećenje radnika već je 5S pomogao da se otklone nepotrebna kretanja i čekanja radnika.

Optimizacija procesa. Kada se na pravi način implementira 5S, omogućava organizacijama da optimizuju svoje procese tako što im pokazuje gde mogu da uštede najviše vremena koje se nepotrebno trošilo i da na taj način uspostave nov sistem koji bolje funkcioniše.

Više raspoloživog prostora. Kada smo eliminisali sve što je nepotrebno iz jednog prostora, kada je sve preostalo što se koristi dobilo svoje mesto, tada smo bolje organizovali naš prostor (ili skladište) i time dobili više raspoloživog prostora koji je pregledniji i lakši za snalaženje.

5S je Lin alat koji ne košta puno, a mnogo toga donosi. Organizacija može i sama da implementira 5S jer je to jedan od osnovnih alata koji nisu toliko zahtevni za implementaciju. Bitno je da organizacija objasni svojim radnicima zašto je 5S bitan za njih, kakve koristi donosi sa sobom.

Uz malo obuke, radnici će moći sami da primene 5S i to će doprineti da organizacija ima niže troškove implementacije, a sa druge strane ostvariće benefite koje ovaj alat sa sobom donosi. Korist je i veće zadovoljstvo klijenata.

Ukoliko našu organizaciju poseti potencijalni klijent ili klijent koji već posluje sa nama, i prođe kroz naš proizvodni pogon ili kancelariju, naši radnici neće se stideti okruženja u kom rade već će sa ponosom prikazati svoj radni prostor u kom rade i u najboljem svetlu će prikazati našu organizaciju.

Zadovoljan klijent prenosi svoje zadovoljstvo na vlasnika ili direktora organizacije, dok on svoje zadovoljstvo prenosi na radnike.