Структурно решавање проблема у компанији - решава их, али и спречава

Стручњаци Текор Консалтинг компаније (Tecor Consulting) кажу да ипак све може да се држи под контролом и да се проблем реши на начин који омогућава да се никада више не понови -захваљујући одличним Лин алатима. Један од њих је „Структрно решавање проблема“ (Structured Problem Solving).

Kолико често се решавање проблема претвори у вишеструко отклањање последица? Свако поновно јављање указује на то да сам проблем није решен, тј. да није отклоњен прави узрок проблема.

Овакав начин привидног решавања проблема са собом доноси велики број радних сати, додатне трошкове и изазове у успостављању стабилних процеса.

Најбоље светске праксе временом су изнедриле једноставну методологију за структурно решавање проблема која на систематичан начин води до проналажења узрока, његовог отклањања и хоризонталног ширења добре праксе кроз целу организацију како се проблем не би појавио на другим местима.

У различитим гранама индустрије су се усталили многобројни формати структурног решавања проблема као што су 8Д Репорт и А3 Репорт, али се сви они ослањају на „Toyota Business practice“ и „ПДЦА циклус“.

Тојота је као колевка многих Kаизен/Лин алата (5С, СМЕД, ТПМ...) ставила фокус на процес и елиминацију расипања из њега.

Могуће је осигурати систематичан начин решавања свих проблема aко се поштују правила.

1. Формирање тима

Формирањем мултидисциплинарног тима који ће проблем посматрати из различитих углова и који поседује потребна знања за његово решавање. Проблем се решава у Гемби, а не у канцеларији.

2. Опис проблема одговарањем на питања

Шта је проблем?
Kада је настао/уочен?
Kо је уочио проблем? Где је проблем уочен?
Зашто је то проблем?
Kако се проблем испољио?
Kолико нас проблем кошта?

3. Декомпозиција проблема и акције за сузбијање пожара

Обавезно је извршавање декомпозиције већих проблема. Прво се решавају они проблеми који имају највећи утицај. Предузимање акција за сузбијање ширења последица проблема и заштите корисника се подразумевају.

4. „Rootcause“ анализа

Идентификовање потенцијалних узрока проблема употребом Ishikawa дијаграма. Методом н/3 одређују се примарни узроци и извршава детаљна анализа методом 5WХY.

5. Дефинисање корективних мера

Дефинисање мера које ће елиминисати узрок проблема, а не последице. При дефинисању корективних мера примарни фактор који треба анализирати је утицај на узрок проблема, секундарни је напор за извођење мере, а терцијарни цена спровођења.

6. Валидација корективних мера

Урадити проверу да ли су имплементиране корективне мере постигле жељени циљ. У случају да мере не дају жељене резултате поново завртети ПДЦА точак. Kада се постигну жељени резултати добра пракса постаје стандард.

7. Дефинисање превентивних мера

Дефинисање унапређења у системима и процесима треба да спрече поновни настанак проблема. Препорука је имплементирање Пока Јоке и рад на визуелизацији у Гемби.

8. Научене лекције и награђивање тима

Стечена знања и добру праксу треба проширивати хоризонтално дуж целе организације како би се спречио настанак истог проблема на другим местима. Увек тим треба наградити и прославити успех.